はじめに（時代背景）
近年、「繋がらない権利（Right to Disconnect）」という考え方が世界的に注目されています。
これは、勤務時間外に業務連絡への対応を強制されない権利を指します。
この背景には、スマートフォンやチャットツールの普及があります。
メール、LINE、Slack、Teamsなどのコミュニケーションツールにより、いつでも社内外の人と連絡が取れる状態になりました。
その結果、「退勤後でも仕事から離れられない」という問題が近年、顕在化しています。
フランスでは2017年に「繋がらない権利」が法制化。
その後イタリアやポルトガル、オーストラリアでも法制化され、欧州を中心に制度整備が進んでいます。
法制度の主な目的は、プライベートの時間の確保や長時間労働による精神的・肉体的悪影響がでることを予防することです。
一方、日本では現時点で明確な法律はありません。
そもそも仕事とプライベートの時間についての考え方は人それぞれで、
「仕事とプライベートを分けてなんか考えられない、どちらも大事な人生の一部なんだから」
という人もいれば、
「仕事とプライベートの時間はきっちりわけたい」
という人もいて、この問題について重要視するレベルも個々人によって違うように思います。
しかし、長時間労働の是正やメンタルヘルス対策の観点から見ると、これは無視できない問題です。
そもそも日本の労働基準法では「労働から完全に解放された時間でなければ休憩時間にはならない」という法律になっていますので、法制化されてなくても、ルールや運用を検討する必要があるかと思います。
そこで今回は、中小企業でも取り組める実務対策について考察していきたいと思います。
１．ルールの策定
最初に重要なのは、「会社としての基本方針」を決めることです。
例えば、以下のような方針を明文化します。
・原則として勤務時間外の業務連絡は行わない
・緊急時のみ連絡可能とする
・返信は翌営業日でよい
・休暇中は返信不要
これを就業規則・社内ガイドライン・IT利用ルールなどに盛り込むことで、従業員は心理的に安心して業務外時間を過ごすことができます。
重要なのは「返信しなくても評価に影響しない」というメッセージを明確にすることです。ルールがあっても、現場の空気が違えば実質的には機能しません。
２．メールやツール、電話などの連絡業務を行う上での実務対策
実務上取り入れやすい対策をいくつか紹介します。
① 夜間メールやchatの送信ルール
・夜21時以降はメール送信を控える
・送信予約機能を使う
最近は多くのメールソフトに予約送信機能があります。夜にメールを書いても翌朝送信されるため、相手に心理的負担を与えません。
Chatツールにも送信予約機能がついたものが増えてきていますので、そういった操作機能がついたものを使用し、社員に教育してくことが重要になります。
② 社内チャットツールの運用ルール
社内チャットは便利ですが、使い方を誤ると常時労働状態を生みます。
・業務連絡は原則18時まで
・既読や返信を強制しない
・休日の投稿は「緊急」のみ
・就業時間中でもchatをみない時間帯をルールで設ける
③ 業務の「緊急度」を分ける
多くの企業で問題になるのは「本当に緊急なのか分からない」ことです。
例えば次のような分類別に定義化すると分かりやすくなります。
例）
A：即対応→（事故・トラブル、クレーム）
B：翌営業日で可 （営業報告、自信が100％もてない判断）
C：週次会議で共有（プロジェクト進捗報告等）
このように、即対応する業務は〇〇といった事案といった定義化をするだけでも、個々人の認識のずれを減らすことができ、上司や部下ともに心理的ストレスをかなり減らすことができます。
④ 上司が率先して夜間連絡を減らす
繋がらない権利の保障を考えた時、その企業の経営者や管理職といった人事権や評価する権限を持つ「上司の行動」がポイントになります。
管理職が夜中にメールを送ると、部下は心理的に返信せざるを得なくなります。
そのため、管理職が率先してルールに則って行動をすることを会社の方針として発信していくことが重要です。
制度が形骸化する要因に上司からの「評価」が考えられます。
例えば
・夜間でもすぐ返信する人が評価される
・休日対応する人が評価される
この状態では、繋がらない権利は機能しません。
そこで、人事制度で「夜間や休日に返信しなくても評価には影響しないことを明文化していくこと」も重要になります。
そして「長く働く人」ではなく、「成果」を出す人を評価する仕組みを設けることが重要です。
実務上よくあるのが、「顧客からの夜間連絡」です。これを完全に止めるのは難しいですが、次のような方法があります。
① メールやchatの署名や表示名に記載
メールの署名欄に以下の内容を記載
「当社の営業時間は9時〜18時となります。
時間外のご連絡は翌営業日に対応いたします。」
Chatの個人アカウント表示名
「〇〇 太郎 ◯/◯~◯/◯は出張の為不在（若しくは）◯時~◯時は勤務時間外」
② 自動返信の活用
休暇時には「現在休暇のため返信は〇日以降になります」と自動返信を設定します。
③ 顧客との期待値調整
顧客にも契約時に「対応時間」、「緊急連絡方法」を伝えることで、不要な夜間や休日の連絡は減ります。
「繋がらない権利」は、単に連絡を禁止する制度ではありません。 本質は、メリハリを付けて「働き方の質」を高めることにあると思います。
法律の整備を待つのではなく、自社の業務内容を分析した上で、必要に応じて今回ご紹介した
- 連絡ルールの整理
- 評価制度の見直し
- 顧客との期待値調整
といった実務レベルでの対策をご検討ください。
こうした取り組みは、
・採用力の強化
・離職率の低下
につながる可能性があります。
働き方改革が求められる時代だからこそ「繋がらない時間」をどう設計するかは、これからの組織づくりにおいて重要なテーマです。
ぜひ一度、現状の分析と対策の必要性についてご検討下さい。
